16/06/2024

Tổng Hợp 24h

Tổng hợp tin tức 24h

Văn phòng không giấy – Xu hướng tương lai mà doanh nghiệp nên biết

Văn phòng không giấy - Xu hướng tương lai mà doanh nghiệp nên biết
7 phút, 0 giây để đọc.

Hiện nay, các phần mềm trên Internet chính là giải pháp phòng họp không giấy tờ đã và đang giúp cơ quan hành chính và các doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm tối đa thời gian cũng như chi phí. Hằng năm, thống kê của IDC cho thấy con số khổng lồ về việc tiêu thụ văn phòng phẩm của văn phòng: giấy vụn,…Chúng ta phải lo ngại đến tác động môi trường do hoạt động kinh doanh gây ra.

Các phầm mềm văn phòng hỗ trợ trên Internet chính là một giải pháp tuyệt vời để giảm thiểu những tác động xấu đó. Đồng thời giúp các doanh nghiệp cải thiện được quy trình tổ chức cũng như tăng tính minh bạch hơn trong quản lí nhân sự. Để tạo ra một văn phòng không giấy tờ, các công cụ như phần mềm quản lý tài liệu điện tử cần có để hỗ trợ. Giai đoạn chuyển tiếp là phần khó khăn nhất khi thực hiện thay đổi, và sẽ phải đối mặt với không ít những thách thức.

Tác động môi trường do hoạt động kinh doanh gây ra

Tác động môi trường do hoạt động kinh doanh gây ra

Thống kê của IDC (Công ty hàng đầu thế giới về thông tin thị trường, dịch vụ tư vấn và sự kiện cho thị trường công nghệ thông tin, viễn thông và công nghệ tiêu dùng) đã cho thấy những con số khổng lồ về việc tiêu thụ văn phòng phẩm của văn phòng: Trung bình một nhân viên dùng hết 10.000 tờ giấy/ năm (tương đương 80$). 70% trong số 10.000 tờ giấy đó được bỏ thùng rác sau đó khoảng 3 tháng.

Hàng năm, một công ty tại Mỹ mất 120 tỷ USD. Một công ty tại Thụy Điển mất khoảng 850 – 1400 Sec cho chi phí văn phòng phẩm. Những con số này thực sự khiến chúng ta phải lo ngại về tác động môi trường do hoạt động kinh doanh gây ra. Chuyển sang mô hình văn phòng không giấy tờ chính là một giải pháp tuyệt vời để giảm thiểu những tác động xấu đó. Đồng thời còn giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình tổ chức. Và tăng tính minh bạch trong các hoạt động hàng ngày. Để tạo ra một văn phòng không giấy tờ, các công cụ như phần mềm quản lý tài liệu điện tử là lựa chọn không thể thiếu.

Văn phòng không giấy giúp tiết kiệm diện tích văn phòng

Máy in và tủ tài liệu chiếm dụng phần lớn không gian văn phòng. Ảnh hưởng tới việc di chuyển cũng như chất lượng công việc. Văn phòng không giấy tờ giúp loại bỏ những chướng ngại vật phổ biến này. Giải phóng không gian nhường chỗ cho bất kỳ thứ gì khác mà nhân viên của bạn cần như phòng họp rộng rãi, khu vực ăn trưa, nghỉ ngơi, giải trí,…

Văn phòng không giấy thân thiện với môi trường

Mọi hoạt động kinh doanh đều gây ra khí thải carbon ở một mức độ nào đó. Hạn chế sử dụng nhiều giấy có nghĩa là công ty của bạn đã góp phần loại bỏ một yếu tố gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường. Hơn nữa, có không ít các hiệp ước thương mại quốc tế đã được áp dụng để thúc đẩy các giao dịch không giấy tờ. Vì lợi ích chung của môi trường. Với sự ra đời của các bộ luật và điều khoản như vậy. Chắc chắn rằng một văn phòng không giấy tờ sẽ là xu hướng của các doanh nghiệp trong tương lai sắp tới.

Công ty cần đào tạo cho nhân viên các kỹ năng về công nghệ thông tin

Công ty cần đào tạo cho nhân viên các kỹ năng về công nghệ thông tin

Điều này sẽ không thể tránh khỏi khi chúng ta bắt đầu áp dụng công nghệ. Sẽ có rất nhiều người còn hạn chế về mặt ứng dụng công nghệ. Họ có thể là những nhà kỹ thuật sợ thử công nghệ mới. Hoặc họ có thể muốn tìm hiểu nhưng chưa bao giờ có lý do để làm như vậy trước đây. Họ cũng có thể được thiết lập theo cách của họ. Và không cảm thấy cần phải cập nhật thói quen mới. Dù lý do của họ là gì, những người này nhìn chung sẽ khó tiếp cận được phòng họp không giấy tờ. Nếu chưa có sự học tập và tìm hiểu kỹ lưỡng.

Phương pháp tiếp cận: Cung cấp đào tạo thực hành cho tất cả mọi người. Sau đó cho phép họ có nhiều thời gian để điều chỉnh trước khi bạn hoàn thành quá trình chuyển đổi sang các cuộc họp không giấy. Những người gặp vấn đề khi sử dụng công nghệ mới thường không tiếp xúc với nó. Vì vậy hãy để họ luyện tập một chút và sẵn sàng giải đáp những thắc mắc của họ. Thông thường khi các tổ chức mua phần mềm. Hoặc giải pháp này sẽ đi kèm với gói hỗ trợ và bảo trì. Do đó bạn sẽ không phải lo lắng về việc thiết lập nhóm hỗ trợ kỹ thuật từ đầu.

Các ứng dụng phòng họp số sẽ được thiết lập các tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu

Các tổ chức doanh nghiệp cũng như cơ quan nhà nước có rất nhiều tài liệu, hồ sơ. Chúng cần sự bảo mật thông tin gần như tuyệt đối. Đây là mối quan tâm hàng đầu khi họ bắt đầu ứng dụng các giải pháp công nghệ trong quy trình làm việc của mình.  Hiện nay, tin tặc có khả năng khai thác các lỗ hổng trong hệ thống máy tính, điện thoại thông minh. Và các tệp mất tính toàn vẹn của chúng trên Internet.

Phương pháp tiếp cận: Các ứng dụng phòng họp số thường sẽ được thiết lập các tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu. Vì vậy hãy hỏi nhà cung cấp của bạn về chúng. Ví dụ, Phần mềm họp không giấy P-IONE của FSI sẽ tuân thủ an toàn bảo mật thông tin theo Nghị định 85/2016/NĐ-CP đã ban hành. Đồng thời các tổ chức cũng sẽ nhận được các tính năng bổ sung như quản lý người dùng. Bằng mã QR code, chính sách mật khẩu. Theo dõi kiểm tra, kiểm soát quyền truy cập. Mã hóa tài liệu, mã hóa mạng và các kiểm soát bảo mật di động khác.

Các ứng dụng cuộc họp cần phải tương thích với thiết bị công ty

Mọi người có các sở thích khác nhau trong hệ điều hành điện thoại thông minh. Và máy tính bảng của họ: Windows, Android hoặc iOS. Chúng ta không thể bắt buộc họ đổi qua sử dụng thống nhất một phần mềm được. Và nếu đầu tư đồng bộ thiết bị để cung cấp cho đại biểu thì sẽ là một khoản chi phí khá lớn.

Cách tiếp cận: Hãy tìm kiếm một phần mềm phòng họp không giấy tờ chạy trên nhiều nền tảng. Ví dụ như Windows, Android và iOS. P-IONE có các phiên bản cho cả ba hệ thống có thể hoạt động cùng nhau trong một cuộc họp. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm trên nhiều thiết bị chạy hệ điều hành khác nhau.

Các phần mềm hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc

Các phần mềm hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc

Đã qua rồi cái thời bới tung tủ tài liệu để tìm tài liệu, chứng từ, hóa đơn, biên bản,… Với các phần mềm quản lý tài liệu điện tử, nhân viên của bạn có thể sắp xếp các tệp tài liệu chỉ trong vài cú nhấp chuột. Và dễ dàng tìm thấy chính xác những gì họ cần. Các cuộc họp không giấy tờ không phải là một tương lai phù du. Mà chúng ta có thể thấy một ngày nào đó.

Chúng đã là được áp dụng rộng rãi trong thực tế. Rất nhiều công ty, tổ chức trên thế giới áp dụng phần mềm phòng họp không giấy tờ. Và chuyển tài liệu của họ lên đám mây an toàn để giúp chúng có thể truy cập và bảo vệ. Ionetech nơi cung cấp những mẫu sản phẩm cho các phòng họp không giấy tờ.